Gestion d’interventions pour minimiser les risques

La gestion de la trésorerie fait partie des tâches les plus délicates dans la gestion financière d’une entreprise, notamment pour les sociétés d’intervention sur terrain et de dépannage : ascensoristes, chauffagistes, climaticiens, plombiers... Chaque année, 56 milliards d’euros sont passés en perte pour les créances impayées par les entreprises françaises. Ces non-paiements à l’échéance menacent 300 000 emplois et entrainent 1 faillite sur 4. Pourtant, selon la FIGEC (Fédération nationale de l’Information d’entreprise, de la Gestion des créances et de l’Enquête Civile), près de 9 entreprises débitrices sur 10 sont en réalité solvables. On peut donc en conclure qu’il n’est pas impossible de diminuer le risque des problèmes de recouvrement. Si vous exercez dans les secteurs précédemment cités ou dans l’intervention sur terrain, la prévention et la réparation de manière générale, il faudra vous munir des bonnes « armes » afin d’assurer à votre entreprise une bonne santé financière, essentielle à son bon fonctionnement. Coup de projecteur sur certaines solutions qui peuvent s’avérer efficaces pour diminuer le risque des problèmes de recouvrement…

1. Focus sur les problèmes de recouvrement les plus courants

Focus sur les problèmes de recouvrement les plus courants

Toutes les entreprises peuvent rencontrer des difficultés pour recouvrer leurs créances, certes, mais celles proposant des interventions sur terrain font souvent face à des problèmes spécifiques à la nature de leur activité.

D’abord, ces entreprises travaillent souvent sur des projets temporaires et dispersés géographiquement, ce qui peut rendre le suivi des paiements plus complexe. Les conditions de travail sur le terrain peuvent également induire des retards dans la validation des travaux et des facturations, entraînant des délais supplémentaires pour le recouvrement.

Il est aussi possible qu’une facturation soit incorrecte, pour des raisons humaines ou à cause d’un logiciel défectueux, ce qui peut entraîner des mécontentements de la part des clients et des retards de paiement.

Enfin, il n’est pas rare que les clients soient dans l’incapacité de payer leurs factures, ce qui impacte directement le délai de règlement des créances.

Dans tous les cas, le recouvrement tardif, ou le non-paiement, crée une pression financière importante. Lorsque les créances ne sont pas recouvrées à temps, la liquidité de l’entreprise en souffre, entraînant des retards dans les paiements aux fournisseurs et des difficultés à gérer les coûts opérationnels.

Un problème de trésorerie peut rapidement se transformer en un cercle vicieux et l’entreprise se retrouve contrainte de réduire ses investissements et sa capacité à se développer. En effet, des problèmes de recouvrement ne touchent pas uniquement le bilan comptable mais ont également des conséquences sur la stratégie de croissance de l’entreprise.

Pour maintenir une trésorerie saine, vous vous devez donc de mettre en place des stratégies efficaces de suivi et de gestion des créances.

2. Solutions possibles de recouvrement

Solutions de recouvrement : optimiser pour réduire les risques

Une bonne gestion de la trésorerie de votre entreprise passe d’abord par votre capacité à anticiper. L’idéal serait donc de construire un plan de trésorerie prévisionnel qui vous permettra de prévoir, en général à horizon 1 an, quels seront vos flux de trésorerie. Il sera aussi nécessaire de faire un suivi régulier. En effet, parce qu’il y aura toujours des imprévus, il vaut mieux garder l’œil sur votre plan de trésorerie et le mettre régulièrement à jour.

Par ailleurs, sachez qu’il existe, pour les entreprises de dépannage et d’intervention sur terrain, plusieurs solutions de recouvrement qui peuvent être utilisées. D’abord, les méthodes traditionnelles de recouvrement, par exemple, sont encore largement utilisées aujourd’hui :
  • Les relances téléphoniques : en discutant directement avec le client, vous établissez un dialogue, pouvez évaluer sa situation et encourager le paiement.
  • Les courriers de relance : l’envoi de courriers de relance formels permet de rappeler les obligations financières du client, car souvent, il s’agit d’une simple négligence de sa part.
  • Faire appel à des agences de recouvrement tierces : lorsque les premiers efforts échouent, il est possible de solliciter une agence spécialisée disposant de méthodes éprouvées pour récupérer des créances difficiles.

Ces méthodes vous seront d’une grande utilité pour mieux gérer votre trésorerie, mais vous pouvez encore améliorer vos process de recouvrement. Comment ? En mettant en place une politique de relance efficace. Cela passe notamment par l’élaboration d’un calendrier clair de relance, permettant d’assurer la régularité des demandes de paiement. Envisagez aussi la segmentation des créances selon leur ancienneté et leur montant, car cela permet de prioriser le recouvrement en fonction des enjeux financiers, en ciblant d’abord les créances les plus anciennes et les plus élevées.
Et si vous souhaitez perfectionner encore plus vos méthodes de recouvrement, la technologie sera certainement votre meilleur allié. Non, on ne vous parle pas de tableaux Excel car cet outil présente plusieurs limites surtout lorsqu’on le compare aux solutions actuellement disponibles. Envisagez plutôt de vous munir de logiciels de gestion de la relation client (CRM) qui peuvent être intégrés pour automatiser certaines tâches, générer des rappels et favoriser un suivi efficace des créances. L’utilisation d’outils d’analyse de données permet aussi d’identifier les clients à risque et d’anticiper les difficultés de paiement.

3. Optez pour une solution intégrée de gestion des interventions sur terrain

Optez pour une solution intégrée de gestion des interventions sur terrain

Une solution de gestion des interventions est un logiciel permettant de coordonner et de gérer toutes les tâches liées à l’intervention sur le terrain, allant de la planification des visites des techniciens à la facturation. Ces outils facilitent la collecte des informations en temps réel et garantissent que chaque intervention est bien documentée.

L’utilisation d’une telle solution au sein de votre entreprise, surtout si vous êtes spécialisé dans les interventions sur terrain, vous offre plusieurs avantages importants :
  • Boucle fermée: une gestion rigoureuse des interventions crée une boucle fermée où chaque action est documentée, ce qui facilite le suivi des tâches effectuées et des paiements dus.
  • Traçabilité: des enregistrements électroniques sont réalisés pour chaque intervention et pour chaque facture émise. Les entreprises peuvent justifier leurs créances et décourager les contestations injustifiées de leurs clients.
  • Diminution du risque de non-facturation: en synchronisant la facturation avec les interventions, le risque d’oublier de facturer un service est considérablement réduit. Chaque intervention génère une facture, ce qui augmente les chances de recouvrement rapide.
  • Fiabilisation de l’information saisie par les intervenants sur le terrain: grâce aux formulaires pré-paramétrés des solutions de gestion des interventions, les erreurs de saisie sont fortement limitées, les comptes-rendus sont rapidement transmis au client et les factures vite payées.
Si vous êtes encore à la recherche de la solution idéale qui vous permettra d’oublier vos tracas en matière de trésorerie, pensez à découvrir TASHY. Cette solution de gestion des interventions permet, entre autres avantages, d’avoir une visibilité détaillée sur :
  • Les interventions : le statut d’achèvement des tâches (en attente, complète), tâches non traitées par zone…
  • Les intervenants : les tâches restantes, paiements reçus de la part du client (moyen de paiement, montant reçu…)
  • Les clients : ceux avec des impayés (montant total/payé/impayé pour chaque intervention)…

Véritable solution technologique nouvelle génération, TASHY vous offre une visibilité sur tous les encours mais également sur les « bons » et « mauvais » payeurs. Ainsi, vous connaissez mieux vos clients, ceux qui méritent que vous récompensiez leur fidélité et ceux avec lesquels vous devez être prudent !

TASHY permet aussi d’envoyer immédiatement une facture au client pour chaque intervention réalisée afin que ce dernier ait en main les détails du service dont il a bénéficié (et éventuellement le prix des pièces achetées). Grâce à une facturation claire et transparente, le client émet rarement des objections pour le paiement de sa facture.

Si vous avez envie d’essayer TASHY, rendez-vous ici